EXPERTISE
Délégué à la protection des données (DPO) externalisé
Pilotez votre conformité RGPD sans recruter un Délégué à la protection des données en interne
Vos traitements évoluent. Vos outils, prestataires et projets changent. Votre conformité doit suivre le même rythme. DATéKA assure une fonction de Délégué à la protection des données (DPO) externe adaptée à votre organisation. Vous disposez d’un interlocuteur identifié pour conseiller vos équipes, contrôler votre conformité, signaler les risques et rendre compte à la direction.
VOIR AU-DELÀ DU VISIBLE
- Audit & analyse préalable des risques
- Cadrage contractuel sur-mesure
- Conformité opérationnelle & RGPD
- Sécurisation de la prise de décision
Ce que prend en charge votre DPO externalisé au quotidien
Registre, analyses d'impact (AIPD), relations avec la CNIL et réponses aux demandes d'usagers : bénéficiez d'un référent expert pour sécuriser vos décisions sensibles.
Un DPO présent dans la durée
La conformité RGPD ne s’arrête pas après un audit ou la rédaction d’un registre.
Votre DPO externalisé suit l’évolution de vos activités et intervient notamment pour :
- informer et conseiller la direction et les équipes ;
- contrôler le respect du RGPD et de vos procédures internes ;
- suivre la mise à jour du registre et de la documentation ;
- identifier les risques et recommander les actions prioritaires ;
- être consulté avant le lancement d’un nouveau projet ;
- conseiller sur les analyses d’impact et en vérifier la réalisation ;
- suivre le traitement des demandes d’exercice de droits ;
- accompagner l’analyse des violations de données ;
- sensibiliser les collaborateurs ;
- servir de point de contact avec la CNIL et les personnes concernées ;
- présenter régulièrement l’état de la conformité à la direction.
Résultat : vous savez où en est votre conformité, quels risques nécessitent une décision et quelles actions doivent être engagées.
Un regard indépendant pour des décisions mieux maîtrisées
Le DPO conseille, contrôle et alerte. Il ne décide pas à la place de la direction et des responsables métiers.
Cette indépendance lui permet :
- d’examiner les pratiques avec objectivité ;
- de signaler les écarts sans subir de pression opérationnelle ;
- de hiérarchiser les risques selon leur gravité ;
- de formuler des recommandations adaptées à votre activité ;
- de rendre compte directement à la direction.
Pour exercer sa mission, le DPO doit être associé suffisamment tôt aux projets, accéder aux informations nécessaires et disposer d’interlocuteurs au sein de l’organisation.
Un pilotage visible par la direction
Selon le périmètre convenu, l’accompagnement peut comprendre :
- les formalités de désignation auprès de la CNIL ;
- un état initial de votre conformité ;
- une feuille de route priorisée ;
- des points de suivi réguliers ;
- un tableau de bord des actions et incidents ;
- le suivi des registres, analyses d’impact et procédures ;
- des avis écrits sur les projets sensibles ;
- un rapport d’activité présenté à la direction ;
- un canal de contact pour les équipes et les personnes concernées.
Vous disposez ainsi d’un historique des actions, des recommandations formulées et des décisions prises.
Questions fréquentes
Le DPO externalisé est adapté lorsque vous :
- ne disposez pas de compétence interne spécialisée ;
- ne souhaitez pas créer un poste dédié ;
- traitez des données sensibles ou en volume important ;
- développez de nouveaux services numériques ;
- multipliez les logiciels et les prestataires ;
- devez répondre aux exigences de clients ou de partenaires ;
- souhaitez renforcer un dispositif existant ;
- avez besoin d’un suivi régulier et indépendant ;
- devez remplacer ou soutenir un DPO interne.
La désignation d’un DPO est notamment obligatoire lorsque :
- le traitement est réalisé par une autorité ou un organisme public ;
- l’activité principale implique un suivi régulier et systématique des personnes à grande échelle
- l’activité principale implique le traitement à grande échelle de données sensibles ou relatives à des condamnations et infractions.
En dehors de ces situations, la désignation peut rester pertinente pour structurer et sécuriser la conformité de l’organisation.
Audit ponctuel, accompagnement RGPD ou DPO externalisé ?
Le choix dépend de vos obligations, de la nature de vos traitements et du niveau de suivi nécessaire.
Un échange de 30 minutes permet d’identifier : • si la désignation d’un DPO est obligatoire ou pertinente ; • les principales priorités de votre organisation ; • le périmètre adapté à vos activités ; • le rythme de suivi nécessaire.
