POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Site dateka.fr et relations numériques avec DATéKA

Version 1.4 – Septembre 2026

Principe

DATéKA limite la collecte aux données utiles à la relation avec ses visiteurs, prospects, abonnés et clients. À la date de la présente politique, aucun outil de mesure d’audience, aucun traceur publicitaire et aucun dispositif de profilage comportemental n’est installé sur le site.

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement est DATéKA, société à responsabilité limitée (SARL) au capital de 1 000 €, immatriculée au RCS de Rouen sous le numéro SIREN 994 566 453, dont le siège social est situé 17 rue François Malherbe, 76150 Maromme, France, représentée par son gérant, Yvon DAVID-GNAHOUI.

Contact pour les questions relatives aux données personnelles et l’exercice des droits : contact@dateka.fr (objet « Données personnelles »). La gouvernance des données personnelles de DATéKA est pilotée par son gérant, qui exerce par ailleurs des missions de DPO externalisé auprès des clients de DATéKA. Pour les traitements propres de DATéKA, l’adresse contact@dateka.fr constitue le point de contact pour l’exercice des droits et les questions relatives à la protection des données.

La présente politique s’applique au site dateka.fr ainsi qu’aux données collectées par l’intermédiaire des formulaires, de la newsletter, de la prise de rendez-vous, des formulaires externes proposés par lien et des échanges numériques initiés depuis le site ou dans le cadre de la prospection de DATéKA. Les traitements réalisés pour le compte de clients dans le cadre de prestations sont, lorsqu’il y a lieu, encadrés séparément par les contrats et l’accord de sous-traitance de données applicables.

À la date de la présente version, DATéKA-BJ n’a pas d’existence juridique distincte au Bénin. DATéKA France est donc l’unique responsable du traitement pour les données collectées au moyen de dateka.fr, y compris lorsque la personne concernée se trouve au Bénin ou sollicite une prestation relative au Bénin ou à l’espace OHADA

Le Livre V du Code du numérique béninois peut néanmoins s’appliquer à DATéKA France lorsqu’elle traite des données relatives à une personne se trouvant au Bénin dans le cadre d’une offre de biens ou de services qui lui est destinée, même si DATéKA France n’est pas établie au Bénin. Cette application résulte notamment du champ territorial prévu à l’article 381 du Code du numérique.

2. Données traitées, finalités, bases légales et durées

Traitement	Données	Finalité	Base légale	Durée
Formulaire de contact / demande d’information	Nom, prénom, entreprise, fonction, courriel, téléphone si fourni, objet et contenu du message	Répondre à la demande, qualifier le besoin et assurer le suivi	Mesures précontractuelles à la demande de la personne ou intérêt légitime de DATéKA à répondre aux sollicitations	Jusqu’à 3 ans à compter du dernier contact actif émanant du prospect, sauf relation contractuelle ou obligation de conservation plus longue
Prise de rendez-vous en ligne (premier échange gratuit)	Identité, courriel, téléphone, entreprise, créneau choisi, objet de l’échange	Organiser et préparer l’entretien de découverte	Mesures précontractuelles prises à la demande de la personne	3 ans à compter du derniercontact actif émanant duprospect si aucune relationcontractuelle ne s’engage
Demande de devis / prise de contact commerciale	Coordonnées professionnelles, entreprise, informations utiles au projet, échanges	Préparer une proposition, assurer le suivi commercial et contractuel	Mesures précontractuelles ; exécution du contrat si celuici est conclu	Devis non suivi : 3 ans à compter de la collecte ou du dernier contact actif émanant du prospect, sauf archivage probatoire nécessaire ; si le contrat est conclu, durées applicables à la relation client
Prospection professionnelle (B2B)	Identité, fonction, entreprise, courriel professionnel, téléphone, source du contact, historique des échanges	Proposer les services de DATéKA à des professionnels dont la fonction est en lien avec ces services	Intérêt légitime de DATéKA au développement commercial B2B, lorsque l’objet de la sollicitation est en lien avec la fonction professionnelle ; information et opposition simple et gratuite à tout moment	3 ans à compter de lacollecte ou du derniercontact actif émanant duprospect ; donnéesminimales d’oppositionconservées au moins 3 ansafin d’éviter une nouvellesollicitation
Newsletter DATéKA	Adresse électronique, nom/prénom si renseignés, date et preuve d’inscription,	Envoyer la newsletter et gérer l’abonnement	Consentement	Jusqu’au retrait du consentement ; pour les abonnés prospects,

statut d’abonnement et de désinscription	réexamen au plus tard après 3 ans sans contact actif. Données minimales de preuve du retrait ou de l’opposition conservées au moins 3 ans
Gestion des clients	Identité, coordonnées professionnelles, échanges, devis, contrats, factures et éléments nécessaires à la prestation	Exécuter les prestations, gérer la relation client, la facturation, les obligations comptables et la défense des droits	Contrat, obligations légales et intérêt légitime	Pendant la relation contractuelle puis selon les délais légaux de prescription et de conservation ; pièces comptables : 10 ans
Références et recommandations publiées sur le site	Nom, fonction, entreprise, contenu de la recommandation, image ou logo lorsque autorisés	Présenter les références de DATéKA	Intérêt légitime à présenter les références, sous réserve de l’autorisation préalable requise ; consentement lorsqu’il constitue la base appropriée	Jusqu’à la demande de retrait ou jusqu’à la fin de la période d’utilisation convenue
Sécurité et fonctionnement du site	Adresse IP, date/heure, URL demandée, événements techniques et journaux nécessaires à la sécurité selon la configuration de l’hébergement	Sécuriser le site, détecter les anomalies et assurer la disponibilité	Intérêt légitime de DATéKA à sécuriser son site et, le cas échéant, obligations légales de l’hébergeur	Durée strictement nécessaire à la sécurité, à la détection des anomalies et à la preuve, dans la limite de 12 mois pour les journaux contrôlés par DATéKA ; les journaux de l’hébergeur suivent ses propres durées
Protection anti-spam des formulaires avec Akismet	Données saisies dans le formulaire et données techniques transmises lors de la soumission ; Contact Form 7 indique que l’ensemble des champs saisis et des variables d’environnement utiles sont envoyés à Akismet	Détecter et bloquer les envois indésirables ou automatisés	Intérêt légitime de DATéKA à sécuriser ses formulaires et à prévenir le spam	Les données conservées par DATéKA suivent la durée du traitement correspondant au formulaire. Akismet indique conserver la grande majorité des données liées au spam entre 2 semaines et 90 jours
Exercice des droits RGPD	Identité, coordonnées, contenu de la demande et, seulement si nécessaire, éléments permettant de vérifier l’identité	Traiter et prouver la réponse aux demandes d’exercice de droits	Obligation légale	Temps nécessaire au traitement puis archivage probatoire pendant la durée utile à la défense des droits, en principe 5 ans

Aucun traitement décrit ci-dessus ne donne lieu à une décision produisant des effets juridiques fondée exclusivement sur un traitement automatisé, ni à un profilage. Le site et les services de DATéKA s’adressent à des professionnels ; DATéKA ne collecte pas sciemment de données concernant des mineurs.

3. Newsletter et utilisation de Brevo

DATéKA utilise Brevo (Brevo SAS, Paris) pour gérer les inscriptions à la newsletter, les listes d’abonnés, les envois, les désinscriptions et la délivrabilité des messages. Brevo agit en qualité de sous-traitant pour les traitements effectués pour le compte de DATéKA, dans le cadre d’un accord conforme à l’article 28 du RGPD.

Brevo indique héberger ses bases de données dans l’Union européenne, notamment en France, en Allemagne et en Belgique, et encadrer ses propres sous-traitants par des engagements de protection des données.

Brevo peut techniquement mesurer les ouvertures et les clics des courriels. DATéKA utilise le suivi anonyme lorsqu’elle souhaite disposer de statistiques d’engagement sans rattacher les ouvertures et clics à un abonné identifié. Le suivi individuel n’est pas activé par défaut. S’il devait être utilisé ultérieurement, DATéKA réévaluerait la base légale et, lorsqu’il est requis, recueillerait un consentement spécifique avant activation.

Chaque newsletter comporte un moyen simple de se désinscrire. Le retrait du consentement n’affecte pas la licéité des traitements réalisés avant ce retrait.

4. Services externes accessibles par lien

4.1 Calendly

Le premier échange de découverte peut être réservé au moyen du service Calendly LLC, accessible par un lien externe depuis dateka.fr. Aucun module Calendly n’est intégré au site. Le simple affichage du lien ne charge donc pas de contenu Calendly sur dateka.fr. Lorsque l’utilisateur clique sur le lien et utilise Calendly, les données nécessaires à la réservation sont traitées dans l’environnement de Calendly. Pour les données que DATéKA confie à Calendly dans ce cadre, Calendly agit comme sous-traitant selon son accord de traitement des données.

4.2 Tally

Certaines pages peuvent proposer un lien externe vers un formulaire Tally. Aucun formulaire Tally n’est intégré directement dans dateka.fr. Le simple affichage du lien ne charge donc pas de contenu Tally sur le site. Lorsque l’utilisateur choisit d’ouvrir et de remplir un formulaire Tally utilisé par DATéKA, DATéKA détermine les finalités de la collecte et Tally agit comme sous-traitant pour les réponses au formulaire. Tally indique être établi en Belgique, proposer un DPA et stocker les données de formulaires en Europe. Chaque formulaire doit comporter une information adaptée à sa finalité, aux données demandées et à leur durée de conservation.

4.3 LinkedIn

Le site et les newsletters peuvent contenir des liens simples vers le compte ou des publications LinkedIn de DATéKA. Aucun module social LinkedIn n’est intégré dans dateka.fr selon la configuration décrite par la présente version. Le simple affichage d’un lien ne charge pas de contenu LinkedIn sur le site ; après clic, le visiteur accède à l’environnement de LinkedIn, soumis à ses propres règles de confidentialité.

5. Protection anti-spam des formulaires avec Akismet

DATéKA utilise Akismet, service d’Automattic, pour filtrer les envois indésirables via Contact Form 7. Google reCAPTCHA n’est pas utilisé dans la configuration décrite par cette version. Lors de la soumission d’un formulaire protégé, Contact Form 7 indique que les données saisies dans le formulaire ainsi que des variables provenant de l’environnement de soumission sont transmises à Akismet afin de déterminer si l’envoi est légitime ou indésirable.

DATéKA utilise ce traitement sur le fondement de son intérêt légitime à sécuriser ses formulaires, limiter les abus et maintenir la disponibilité de ses moyens de contact. Akismet indique ne pas vendre les données reçues et conserver la grande majorité des données liées au spam pendant une durée comprise entre deux semaines et quatre-vingt-dix jours. DATéKA n’utilise pas ces données à des fins de prospection ou de profilage.

L’utilisation d’Akismet par un site professionnel nécessite un abonnement adapté. Automattic met à disposition un accord de traitement des données pour les exigences applicables lorsqu’il agit comme sous-traitant.

6. Hébergement du site

Le site dateka.fr est hébergé par o2switch, Chemin des Pardiaux, 63000 Clermont-Ferrand, France, téléphone : 04 44 44 60 40. o2switch indique exploiter ses propres centres de données à Clermont-Ferrand, en France.Dans le cadre de l’hébergement du site, o2switch peut traiter des données techniques et des journaux nécessaires à la fourniture et à la sécurité du service ainsi qu’au respect de ses obligations légales. DATéKA demeure responsable des traitements qu’elle détermine au moyen du site.

7. Polices Google Fonts

À la date de la présente version, certaines polices du site sont chargées à distance au moyen de l’API Google Fonts. La documentation de Google indique que le navigateur adresse une requête à l’API Fonts, qui renvoie une feuille de style adaptée au user-agent, puis télécharge la police correspondante. Ce chargement constitue un appel à un service tiers lors de l’affichage de la page.Cette utilisation n’est pas présentée comme un cookie en elle-même. Elle est néanmoins mentionnée au titre de la transparence sur les services tiers. DATéKA privilégie l’hébergement local des polices afin de réduire les communications avec des services externes ; lorsque cette configuration locale sera effective, le présent article sera mis à jour.

8. Destinataires des données

Dans la limite de leurs attributions et du besoin d’en connaître, les données peuvent être accessibles :

– aux personnes habilitées au sein de DATéKA ;

– à o2switch pour l’hébergement et les opérations techniques nécessaires ;

– à Brevo pour l’envoi et la gestion de la newsletter ;

– à Calendly lorsque la personne choisit d’utiliser le lien de prise de rendez-vous ;

– à Tally lorsque la personne choisit de remplir un formulaire externe utilisé par DATéKA ;

– à Automattic/Akismet pour la détection du spam sur les formulaires ;

– à Google pour le chargement distant de Google Fonts tant que cette configuration reste active ;

– aux prestataires techniques ou conseils, notamment expert-comptable ou avocat, lorsqu’une intervention est nécessaire etencadrée ;

– à aucune entité DATéKA distincte établie au Bénin à la date de la présente politique ; une future entité locale ne deviendradestinataire qu’après sa constitution effective, la détermination de son rôle et la mise à jour préalable de la présente politiqueet des garanties applicables ;

– aux autorités administratives, judiciaires ou organismes légalement habilités lorsque DATéKA est tenue de les communiquer.

DATéKA ne vend ni ne loue les données personnelles de ses visiteurs, prospects, abonnés ou clients.

9. Transferts de données hors de l’Espace économique européen

Le site est hébergé en France et Brevo indique héberger ses bases de données dans l’Union européenne. Tally indique stocker les données de formulaires en Europe. Certains prestataires ou sous-traitants peuvent néanmoins intervenir depuis des pays situés hors de l’Espace économique européen.

La prise de rendez-vous via Calendly peut impliquer un transfert vers les États-Unis dans les conditions prévues par le DPA de Calendly. L’utilisation d’Akismet est soumise à l’accord de traitement d’Automattic ; si un traitement implique un transfert hors EEE, DATéKA vérifie qu’il repose sur un mécanisme du chapitre V du RGPD. Le chargement distant de Google Fonts implique un appel à un service Google ; ce flux est supprimé lorsque les polices sont hébergées localement.Aucune donnée n’est transférée à une entité DATéKA distincte au Bénin, puisqu’aucune entité DATéKA-BJ juridiquement constituée n’existe à la date de la présente politique. Si une telle entité est créée ultérieurement et doit recevoir des données depuis l’Espace économique européen, DATéKA réévaluera les rôles, l’information des personnes et le mécanisme de transfert requis par le chapitre V du RGPD avant toute transmission.

Pour les personnes se trouvant au Bénin, les données saisies sur dateka.fr sont reçues par DATéKA France et sont principalement traitées ou hébergées en France ou dans l’Union européenne, sous réserve des prestataires décrits dans la présente politique. Le Code du numérique béninois considère comme État tiers un État non membre de la CEDEAO ; les flux vers la France, l’Union européenne ou d’autres pays sont donc examinés au regard des formalités et garanties prévues par ce Code, notamment son régime des transferts internationaux, lorsque celui-ci est applicable.Lorsqu’un transfert international a lieu, DATéKA vérifie qu’il repose sur un mécanisme autorisé par le chapitre V du RGPD. Une copie des garanties applicables peut être obtenue à l’adresse indiquée à l’article 1.

10. Cookies et autres traceurs

À la date de la présente politique, DATéKA n’utilise sur le site aucun outil de mesure d’audience, aucun traceur publicitaire et aucun dispositif de profilage comportemental. Les règles applicables et la configuration connue du site sont détaillées dans la page « Gestion des cookies et autres traceurs » accessible depuis le pied de page.Les traceurs strictement nécessaires au fonctionnement, à la sécurité ou à la mémorisation du choix de l’utilisateur peuvent être utilisés sans consentement lorsqu’ils remplissent les conditions d’exemption de l’article 82 de la loi Informatique et Libertés. DATéKA utilise Complianz pour inventorier les traceurs et gérer, si nécessaire, le recueil des choix.Dans la configuration décrite par la présente version, Google reCAPTCHA n’est pas utilisé et les formulaires sont protégés par Akismet. Calendly, Tally et LinkedIn sont proposés par liens externes et ne sont pas intégrés dans dateka.fr. Aucun contenu YouTube, Vimeo, Google Maps ou réseau social n’est embarqué. Le formulaire de newsletter est un formulaire WordPress et non un composant Brevo intégré.Si un futur service dépose ou lit un traceur non exempté, DATéKA le bloque avant consentement et met à jour la page de gestion des cookies ainsi que la présente politique.

11. Formulaires et données libres

Les visiteurs sont invités à ne transmettre dans les champs libres que les informations nécessaires à leur demande. En particulier, ils doivent éviter de communiquer spontanément des données sensibles, des données de santé, des données relatives à des condamnations pénales, des pièces d’identité ou des documents hautement confidentiels si leur transmission n’est pas nécessaire. Les informations relatives à un incident ou à un contrôle en cours, communiquées dans un message, sont traitées de manière confidentielle et ne servent qu’à répondre à la demande.Lorsqu’un formulaire comporte des champs obligatoires, ils sont identifiés comme tels. À défaut de fournir ces informations, DATéKA peut ne pas être en mesure de traiter la demande.

12. Sécurité

DATéKA met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées aux risques. Selon les outils et les traitements, elles comprennent notamment la gestion des habilitations, des mots de passe robustes, l’authentification multifacteur lorsqu’elle est disponible et proportionnée, la mise à jour des systèmes, les sauvegardes et des mesures de chiffrement appropriées. Ces mesures sont réévaluées en fonction de l’évolution des risques et des outils utilisés. En cas de violation de données susceptible d’engendrer un risque élevé pour vos droits et libertés, vous en serez informé dans les conditions de l’article 34 du RGPD.

13. Vos droits

Selon la situation et la base légale du traitement, vous pouvez exercer les droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation et d’opposition et, lorsque les conditions sont réunies, de portabilité. Vous pouvez vous opposer à tout moment, sans motif, à la prospection. Lorsque le traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment. Pour les traitements relevant du Code du numérique béninois, les droits reconnus par ce Code, notamment l’accès, la rectification, l’effacement, l’opposition à la prospection et le retrait du consentement lorsqu’il constitue la base du traitement, s’exercent auprès du même point de contact.

Vous pouvez exercer vos droits en écrivant à contact@dateka.fr ou par courrier au siège de DATéKA. DATéKA répond dans un délai d’un mois, prolongeable de deux mois pour les demandes complexes ou nombreuses, auquel cas vous en êtes informé. DATéKA peut demander des informations complémentaires strictement nécessaires à la vérification de l’identité lorsque cela est justifié.

Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL), 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, ou via www.cnil.fr. Lorsque le Code du numérique béninois est applicable à votre traitement, vous pouvez également saisir l’Autorité de Protection des Données Personnelles (APDP) du Bénin via son service officiel en ligne.

14. Personnes se trouvant au Bénin et projet DATéKA-BJ

Pour les personnes se trouvant au Bénin, DATéKA France demeure, à la date de la présente politique, l’unique responsable du traitement des données collectées via dateka.fr. Le fait que le site s’adresse au marché béninois et propose des services à des personnes situées au Bénin peut rendre applicables les dispositions du Livre V du Code du numérique béninois, notamment son article 381 relatif au champ d’application territorial et son article 415 relatif à l’information des personnes.

À la date de la présente politique, aucune société DATéKA-BJ n’est juridiquement constituée et aucune donnée n’est communiquée à une telle entité. Toute référence commerciale au projet DATéKA-BJ doit être comprise comme un projet d’implantation locale. Une future entité ne pourra traiter des données du site qu’après sa constitution effective, la détermination de son rôle, l’accomplissement des formalités applicables et la mise à jour de la présente politique.Les sollicitations reçues depuis le Bénin via dateka.fr sont reçues par DATéKA France. Lorsque leur traitement conduit à l’application du Code du numérique béninois, les obligations de transparence, de sécurité, d’exercice des droits et, le cas échéant, de formalités auprès de l’APDP et de transfert vers un État tiers doivent être respectées.

15. Mise à jour de la politique

DATéKA peut modifier la présente politique pour tenir compte de l’évolution du site, des outils utilisés ou de la réglementation. La version applicable est celle publiée sur dateka.fr, identifiée par son numéro de version et sa date. En cas de modification substantielle affectant un traitement reposant sur le consentement, une nouvelle information ou, lorsque nécessaire, un nouveau consentement sera recueilli.

16. Références juridiques principales

Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) ; loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée ; loi béninoise n° 2017-20 du 20 avril 2018 portant Code du numérique en République du Bénin, telle que modifiée par la loi n° 2020-35 du 6 janvier 2021, notamment articles 378, 381, 405, 409, 415 et 420 lorsque leurs conditions d’application sont réunies.

Annexe – Mentions courtes à intégrer aux formulaires

A. Formulaire de contact protégé par Akismet

Texte prêt à intégrer

« Les informations saisies sont utilisées par DATéKA pour répondre à votre demande et, si nécessaire, assurer son suivi. Le formulaire est protégé contre les envois indésirables par Akismet ; les données saisies et certaines informations techniques sont analysées à cette fin. Vous disposez de droits sur vos données. En savoir plus : Politique de confidentialité. »

B. Inscription à la newsletter

Case à cocher dédiée, non pré-cochée

« Je souhaite recevoir par courriel la newsletter DATéKA. Je peux me désinscrire à tout moment via le lien présent dans chaque message. »

La case d’inscription à la newsletter doit être distincte de toute acceptation de CGU, CGP ou politique de confidentialité, et du téléchargement d’un guide.

C. Téléchargement d’un guide

Texte prêt à intégrer

« Votre adresse est utilisée pour vous transmettre le guide demandé. Elle n’est pas ajoutée à la newsletter sans votre accord (case cidessous). »

D. Suivi des ouvertures et clics dans Brevo

Paramétrage recommandé avant mise en ligne

Activer le suivi anonyme des campagnes et, le cas échéant, des emails transactionnels dans Brevo. Le suivi individuel des ouvertures et clics ne doit pas être activé par défaut. Toute activation future doit faire l’objet d’une analyse préalable de la base légale et du régime applicable aux traceurs de messagerie.

E. Pied de courriel de prospection

Mention B2B

« Vous recevez ce message en votre qualité de professionnel, l’objet de la sollicitation étant en lien avec vos fonctions. Vos coordonnées professionnelles ont été obtenues auprès de [source à préciser lorsque les données n’ont pas été collectées directement]. Pour en savoir plus : Politique de confidentialité DATéKA. Pour ne plus recevoir de sollicitations de DATéKA, répondez à ce courriel avec l’objet “STOP” ou écrivez à contact@dateka.fr. »

F. Formulaire Tally accessible par lien

Mention à adapter dans chaque formulaire

Chaque formulaire Tally doit identifier DATéKA comme responsable du traitement lorsque DATéKA détermine la collecte, préciser la finalité exacte, les données obligatoires, la base légale, la durée de conservation et renvoyer vers la présente Politique de confidentialité. Ne pas réutiliser une mention générique si la finalité du formulaire change.